Vade-mecum du parfait organisateur de car-couchettes

L'organisation d'un car ne représente pas une charge importante. Et à la différence de la responsabilité des cadres du club, elle ne nécessite pas d'expertise "randonnesque" ou "alpine". En fait, chaque gumiste peut organiser un car !!
Cependant, organiser un car nécessite quand-même une bonne disponibilité, notamment sur les 2 semaines qui précèdent le départ, et une bonne réactivité. Il s'agira surtout de mettre en oeuvre une bonne communication entre tous, le plus souvent à l'aide du téléphone ou de la messagerie informatique. Cette activité est à prendre au sérieux, le succès du WE étant en bonne partie entre vos mains.
Voici en dix commandements la mise à jour de la marche à suivre.

1- Votre présence à la permanence
2- Les inscriptions
3- Remplissage du car, clapet anti-retour et courtes pailles
4- Constitution des groupes
5- Réunion de préparation
6- Etude d'un déroutage
7- Derniers préparatifs
8- Le Jour J !!
9- Au retour à Denfert, c'est presque fini...
10- Votre calvaire tire à sa fin
Un dernier petit conseil...

1- Votre présence à la permanence

Les temps changent : l'organisation d'un car nécessitait généralement d'être présent aux 4 permanences précédant le WE, ceci afin de recevoir les valeureux membres du GUMS qui passaient directement s'inscrire au 53 rue du Moulin Vert. Aujourd'hui, les inscriptions se font le plus souvent par mèl (suivi d'un courrier pour l'envoi du chèque), ou par courrier seul.
Si votre présence à la permanence est moins indispensable, il est néanmoins nécessaire d'y passer à quelques reprises dans le mois qui précède le WE pour récupérer les inscriptions envoyées directement par courrier. S'y rendre quelques fois est important pour 2 raisons :
- Savoir en temps presque réel le nombre d'inscrits. Cela vous évitera de chercher à motiver les membres du GUMS alors que votre car est plein, ou l'inverse, de tarder à le faire alors que les inscriptions se font attendre,
- Connaître l'ordre des inscriptions afin de constituer honnêtement la liste d'attente dans le cas d'un trop-plein d'inscrits.

2- Les inscriptions

La saison 2006-07 a été l'occasion de créer un formulaire d'inscription aux WE et d'en tester l'utilisation. Il permet d'avoir systématiquement quelques renseignements importants : outre les coordonnées téléphonique et Internet, nous obtenons par ce biais le niveau de ski et d'alpinisme de chacun, son niveau de forme, et son lieu d'embarquement (Denfert-Rochereau ou éventuellement péage de Fleury)
Important : Conseil personnel : pour constituer et suivre les troupes, le mieux est encore de préparer un joli tableau à l'aide d'un tableur type Excel (je pense que de nos jours, tout le monde sait faire ça), incluant les coordonnées de chacun, son rang hiérarchique local (chef de raid, co-responsable, gumiste "de base"), son niveau technique et ses appétits alpins, et le montant de son chèque (incluant ou non la location de l'Arva au club).
Par ailleurs vous devez solliciter les chefs de raid sur le genre de course projeté (longueur, difficulté, lieu de couchage, équipement nécessaire, etc.). Ces informations vous permettront de pré-constituer les groupes.
Remarques :
-- à noter qu'aucune inscription ne peut sérieusement être prise en compte sans chèque. Vous pouvez toujours noter la demande, l'inclure sur la liste avec la réserve d'usage. Mais dans le cas d'un dépassement de quota, ce sont les personnes qui ont envoyé leur chèque, dans l'ordre d'envoi, qui sont prioritaires !!
-- A propos du chèque, bien demander que l'émetteur indique au dos du chèque la date du car, sa destination, et le nom du ou des participants. Refusez les paiements en liquide : il y a toujours quelqu'un à la Perma qui peut faire un chèque en échange de monnaie sonnante et trébuchante. Refusez le chèque unique d'inscription au GUMS + car : exigez deux chèques (les trésoriers des deux comptes GUMS et Cars vous en remercient d'avance). Rappel : la cotisation GUMS nous reste acquise même en cas d'annulation du car.
-- Gardez en otage les chèques des personnes qui se désistent, le trésorier adoptera le traitement approprié. Noter la date et la raison du désistement au dos du chèque et sur la liste d'inscription.
-- Et n'oubliez pas de vous inscrire vous-même sur la liste, sinon l'effectif risque d'en être perturbé à quelques jours du départ... (c'est du vécu)

3- Remplissage du car, clapet anti-retour et courtes pailles

Le nombre de places disponibles est défini en début de saison lors de la préparation et de la négociation du programme. Il est en principe de 39 places si le car est 100% GUMS, et plus probablement inférieur si le car est partagé avec nos amis du CAF-RSF et du CIHM (à noter qu'en cas de car partagé, vous devez vous procurer les coordonnées de l'interlocuteur de chacun des clubs).
La population partante du GUMS doit comporter un effectif suffisant d'encadrants (RES + CORES). Un groupe encadré par un RES et un CORES ne doit raisonnablement pas dépasser 6 personnes y compris l'encadrement, 8 étant le maximum. Pour un car de 39 partants, cela donne 14 encadrants minimum. Si ce quorum n'est pas atteint, décrochez votre téléphone ou tapotez sur votre clavier pour débaucher des Chefs de raid. Après avoir recruté, si l'effectif est en dépassement, il faudra reverser le nombre nécessaire de "sans-grade" vers la liste d'attente par tirage au sort (la sécurité est à ce prix !)
Remarques :
-- Dans le cas d'un car partagé, le nombre de places attribuées au GUMS peut éventuellement et exceptionnellement être revu à la hausse ou à la baisse en fonction des inscriptions ; pour cela, vous devez négocier avec vos collègues responsables au CAF-RSF ou CIHM, en demandant la cession ou l'achat de places. Ils ne sont en aucun cas obligé d'accéder à votre demande, et ne le feront que dans le cas où les places à prendre ou à céder les intéressent.
-- A propos du tirage au sort en cas de surpopulation et si l'ordre d'inscription ne peut résoudre le problème, voici la technique préconisée par nos anciens :
Se munir de 3 boîtes : mettre dans la première boîte les noms des Chefs de raid, dans la seconde les noms des Cores, et dans la troisième les autres. Si l'on a plus de 7 Chefs de raid (pour un car de 39), tirer les surnuméraires et les reverser dans la seconde boîte. Si l'on a plus de 7 Cores, procéder de même en direction de la troisième boîte. Enfin, tirer successivement des noms de la troisième boîte jusqu'à ce qu'elle ne contienne plus que 25 noms (toujours pour un effectif de 39). Les premiers noms qui sortent gagnent les dernières places de la liste d'attente. Exceptions : sont sûrs de monter dans le car (et donc exclus d'office du tirage au sort) l'organisateur et les inscrits ayant été écartés par tirage au sort du car précédent.
-- Cas particulier d'un car incomplet : il peut arriver qu'un WE ne rencontre pas le succès escompté. Si après relance, travail de motivation auprès des troupes, et autre incitation à l'inscription dont vous seul avez le secret, le car est toujours incomplet, il est nécessaire de se mettre en rapport à la fois avec le Responsable de la commission ski, le Trésorier de cette même commission, et le Président du club qui, seuls, peuvent décider du maintien d'un tel départ sur la base du point de rentabilité du car, de l'état des finances du club, et peut-être d'autres critères qui resteront le secret des Dieux (enfin, du Bureau quoi...).
-- En cas d'annulation, quelle qu'en soit la raison (voir plus loin les cas de mauvaises conditions météorologiques ou nivologiques), c'est à vous de communiquer cette décision aux chefs de raid, et aux chefs de raid de la transmettre à leur groupe respectif. L'annulation du car entraîne l'annulation des chèques, que vous déchirerez sauf opposition absolue de l'émetteur.

4- Constitution des groupes

Vous devez commencer à réfléchir à la constitution des groupes 2 semaines environ avant le départ du car. Constituer les groupes demande un dosage entre les desideratas de chacun et les contraintes de répartition pour obtenir des groupes homogènes en nombre et en niveau. Vous pouvez accepter d'écouter certains, en particulier les chefs de raid, mais gardez le dernier mot car vous seul avez la vision d'ensemble des effectifs. La réunion de préparation ayant été déplacée du jeudi au mardi suivant (voir paragraphe suivant), ce travail de constitution des groupes doit être terminé au plus tard une semaine avant le départ, bien avant la réunion donc. Le téléphone et le mèl seront des outils précieux.
Rappels :
-- Tout groupe contient au moins un Chef de raid et un Cores, et au plus 8 personnes (6+1+1). Le niveau technique prime sur les affinités personnelles, sauf exception. Il est sain de casser les sous-groupes de 3 et plus.
-- Dans le cas de la constitution d'un groupe de débutants, le chef de raid doit être présent à la réunion de préparation. Au pire, le Cores doit l'être impérativement et au besoin, changez d'encadrant. Il est impératif que les débutants découvrant le GUMS voient l'un de leurs deux encadrants avant de partir. On risque sinon de ne plus les revoir, mais surtout, le ski de randonnée suscite toujours beaucoup d'interrogations et d'inquiétudes, et l'encadrement se doit de renseigner et de rassurer ces débutants.
-- Important : un responsable Nivo/Météo doit être nommé parmi les Chefs de raid, qui fera la synthèse des avis de ses congénères en cas de condition difficiles (étude d'un détournement ou d'une annulation).
-- Lorsque cette préparation sera achevée, il est important de la diffuser largement afin que chaque encadrant connaisse les membres de son groupe, et que chaque participant connaisse son encadrement. Le mieux est encore de diffuser ce fameux fichier Excel dont on aura pris soin de vérifier qu'il contient bien toutes les coordonnées nécessaires à une bonne communication intragroupe.

5- Réunion de préparation

La saison 2007-08 est l'occasion d'un test : le déplacement de la réunion de préparation du jeudi (J-8) au mardi (J-4), et ce pour plusieurs raisons :
- La réunion du jeudi est trop loin du départ pour discuter des conditions météo et donc pour prendre toute décision au sujet d'un éventuel déroutage. Or, avec des conditions météorologiques moins idéales et moins stables qu'auparavant, le déroutage doit être envisagé de façon quasi-systématique et préparé sérieusement comme solution de repli. Ce sujet devient donc important à l'approche du WE, et en débattre ensemble autour d'une table est plus aisé qu'individuellement au téléphone par communications successives.
- Une réunion le mardi permet d'analyser un déroutage, et de définir le même jour que nos clubs partenaires la position du GUMS à ce sujet. Dans le cas d'un car partagé, cela uniformise donc les habitudes calendaires entre clubs et facilite les décisions concertées.
Remarque :
Traditionnellement, la réunion du jeudi permettait de terminer la constitution des groupes et la présentation des courses envisagées. Ces actions, toujours nécessaires, peuvent aisément être menées avant la réunion par nos nouveaux moyens de communication.

6- Etude d'un déroutage

Envisager un déroutage se fait au motif de conditions météorologiques et/ou nivologiques inadaptées à la pratique du ski en sécurité. L'objectif est d'anticiper une telle décision car la prendre au dernier moment rend impossible l'organisation correcte et sereine du WE : l'organisateur du car doit faire changer l'itinéraire auprès du transporteur, changer les réservations de l'hôtel des chauffeurs, les éventuelles réservations du petit déjeuner du premier matin et du dîner du retour ; les chefs de raid doivent quant à eux étudier de nouvelles courses, et modifier également les éventuelles réservations de places en refuge (avec le risque important de ne plus en trouver de disponibles).
De nouvelles habitudes prises en 2006-07 amènent la commission ski à choisir en début de saison une solution de repli à toute destination de car. Néanmoins, le moment venu, il faut vérifier que cette solution de repli en est bien une. Le rôle de l'organisateur du car, aidé par le responsable Nivo/Météo, est donc de susciter la discussion entre encadrants visant à valider cette destination de repli. A charge de chaque encadrant d'organiser sa solution de repli.
Important :
à noter que le site du club contient depuis peu une partie "forum" particulièrement adaptée à des échanges rapides et efficaces en vue d'un détournement. Le lien permettant d'y accéder : http://www.gumsparis.asso.fr/membres/membres.php
L'utiliser est certainement une très bonne habitude à prendre.

7- Derniers préparatifs

Avant J-3 (donc le mardi soir pour un départ le vendredi), la concertation autour du départ (ou non) du car et de sa destination doit avoir abouti pour confirmer le WE auprès du transporteur, et préciser l'horaire de rendez-vous à Denfert, ainsi que la destination. C'est d'autant plus important qu'en cas d'annulation avant J-3, le GUMS est redevable d'un dédit au transporteur, dédit qui augmente fortement en cas d'annulation plus tardive... Coordonnées des transporteurs couramment utilisés et valables en septembre 2007 :
Autre point important, le club finance le gîte (et parfois le couvert) de nos chauffeurs. Le financement des frais de bouche de nos chauffeurs dépend du contrat que nous passons avec les compagnies de cars. Cette information est disponible auprès du Trésorier Cars Couchettes. Un autre élément variable est le nombre de chauffeurs à destination, un chauffeur pouvant faire uniquement une partie du trajet avant de rentrer en train et laisser le second chauffeur effectuer le reste du trajet (et inversement au retour).
Donc, dans tous les cas, la semaine précédant le départ est également le moment de réserver une chambre d'hôtel pour 1 ou 2 chauffeurs (en général, dans le cas de 2 chauffeurs, une chambre à deux lits, des renseignements pouvant être glanés auprès de l'Office de Tourisme local, des organisateurs de cars couchettes chevronnés, ou dans la rubrique "Espace des adhérents > Pour archiver les informations utiles" du site Gums http://www.gumsparis.asso.fr/membres/membres.php) ; et selon le cas, vous devrez prévoir de l'argent liquide pour avancer aux chauffeurs leurs frais de bouche du WE. Compter 150 à 400 € selon la destination et la durée du WE, en devises si nécessaire (notamment pour la Suisse qui ne fonctionne pas avec les Euros). Contactez le Trésorier Cars Couchettes si nécessaire.
Vous pouvez également prévoir les cartes routières, nous avons connu quelques déconvenues ces derniers temps avec des chauffeurs mal équipés sur ce point.

8- Le Jour J !!

Avec les chefs de raid, et en fonction de ce que vous aurez éventuellement anticipé, vous devrez :
Avec les chauffeurs, vous devrez : Par ailleurs, veillez au chargement ordonné du car avec les chefs de raid, et... Annoncez le départ !!!

Ensuite, ENJOY YOUR CAR COUCHETTE ! ! !


9- Au retour à Denfert, c'est presque fini...

Vérifiez cependant qu'il ne reste rien dans le car. Si c'est le cas, vous pouvez peut-être les déposer à la Perma et l'indiquer par mail.
Vous aurez donné au(x) chauffeur(s) un pourboire (environ 20-30 €, selon la durée du WE et la qualité du service rendu), si tout s'est bien passé, et après avoir fait les comptes avec eux. Le mieux est de le présenter le dimanche soir (cela vous évitera de présenter le pourboire au chauffeur qui nous a accompagné devant le second chauffeur qui n'aura fait que le relais, si c'est le cas).
Exigez les reçus hôteliers pour la trésorerie (pas de reçu pour le pourboire).

10- Votre calvaire tire à sa fin

Dans la semaine qui suit, n'oubliez pas de transmettre au trésorier des cars couchettes :
-- la liste des inscrits avec, pour ceux qui se sont désistés, la date et la raison du désistement,
-- les chèques correspondants,
-- les notes de frais des chauffeurs et autres frais inavouables,
-- l'éventuelle copie du reçu que vous a donné la banque quand vous avez changé l'argent destiné aux chauffeurs (c'est pour connaître le taux de change).
-- Le nombre de places réservées par les partenaires CIHM ou CAF-RSF et le nombre de places qu'ils ont réllement occupées
Les coordonnées de Guillaume Blanc, le trésorier car-couchettes 2009 sont :
108 av. du général Michel Bizot - 75012 Paris
06 7322 3840
blanc arrobase apc.univ-paris7.fr
Sinon, en cas d'impression positive, renseigner les bonnes adresses d'hôtel, de restaurant ou autre sur le site Internet du GUMS, dans la rubrique "Espace des adhérents > Pour archiver les informations utiles" : http://www.gumsparis.asso.fr/membres/membres.php

Un dernier petit conseil...

Vous pouvez aussi organiser un car couchettes à deux. C'est plus sympa, et ça permet de se répartir les différentes tâches à effectuer ainsi que les passages nécessaires à la Perma. Arrangez-vous pour choisir quelqu'un avec qui vous vous entendez bien. Cela vous évitera de vous retrouver tout seul in fine ou - pire - que le car se retrouve sans aucun organisateur le jour du départ !!!

En espérant que ce doc vous sera d'une quelconque utilité,
Et en vous remerciant par avance de votre implication dans la vie de notre cher club !

Daniel Vaillant, Brigitte Nedelec et Jean-Marc Bonneville, pour le document initial
Nicolas Durand, pour l'actualisation de Juin 2000
Julien Baudry, pour l'actualisation de Septembre 2007