Version de juillet 2018


AVANT :

J – 4 semaines :

  • Si remplissage insuffisant, envoyer un courriel de pub sur gums-infos / Si trop d’inscrits, envoyer un courriel à l’ensemble des inscrits afin de leur demander si certains souhaitent se désister.
  • Tirage au sort si nécessaire pour les paiements arrivés avant la date d’ouverture des inscriptions (par exemple avec http://www.random.org/lists/).
  • Valider les inscriptions.
  • Envoyer un mail aux Res et Cores inscrits afin de leur demander qui veut bien encadrer les éventuels débutants (voire surfeurs) inscrits ainsi que les solliciter sur le type de courses projetées.
  • Point avec le responsable de la réservation des cars-couchettes sur la réservation du car.

J – 3 semaines :

  • Envoyer aux Res et Cores une 1ère proposition de groupes

J – 2 semaines :

  • Nouvelle pub sur gums-infos si le remplissage laisse à désirer
  • Contacter les clubs partenaires pour faire le point du remplissage avec eux
  • Finaliser et diffuser à tous la composition des groupes
  • Désigner un Res responsable nivo/météo (associer les clubs partenaires)
  • Réserver l'hôtel du chauffeur (compter 50/70€ pour une chambre simple avec petit-déjeuner) avec télévision, possibilité d'accès dès le début de la matinée le samedi (le chauffeur a eu une nuit blanche) et de conserver la chambre le dimanche après-midi, et si possible proche civilisation (les chauffeurs ne peuvent pas utiliser le car)

J - 6 à 10 jours (en gros une semaine avant) :

  • Désigner un responsable matériel dans le car pour gérer les emprunts lors de la réunion de préparation du mardi (pour emprunter, il faut laisser une caution à jour).
  • Désigner un RES responsable nivo/météo (associer les clubs partenaires).
  • Récupérer les clefs de la perma pour la réunion du mardi soir.


J - 4 jours (mercredi, après la réunion du mardi soir) :

  • Confirmation du départ et de la destination auprès du transporteur (en général les cars Moreau).
  • Annulation/détournement le cas échéant : réserver nouvel hôtel chauffeur ; prévenir clubs partenaires.
  • Réserver le repas du dimanche soir et le petit déjeuner du samedi matin (si besoin est).
  • Avec les Res, récupérer leurs programmes et définir les lieux et horaires de dépose et reprise ; vérifier la durée du trajet et conséquences sur les déposes. Diffuser ces info aux Res.
  • Vérifier le trajet : le car passe-t-il partout (lacets, ponts...), demi-tour possible ?

Jour J (vendredi) :

  • Prévoir de l'argent liquide (au moins 100 €) pour l’hôtel et l’éventuel pourboire du chauffeur ; en principe, les chauffeurs des cars Moreau paient leurs repas (prévoir quand même au cas où).
  • Prévoir des copies de la liste des participants pour chacun des groupes.
  • Récupérer le numéro de téléphone du chauffeur et le donner aux différents chefs de groupe.
  • Confirmation des lieux de dépose et reprise le dimanche, avec les horaires, les donner aux chefs de groupe (et au chauffeur), convenir du lieu du repas du dimanche soir.
  • Transmettre au chauffeur la liste écrite des lieux et horaires de dépose/reprise, les coordonnées de son hôtel, le nom et téléphone de l’organisateur du car.

 

PENDANT :

Samedi et Dimanche : :

  • Profiter du week-end !

Dimanche soir :

  • Récupérer les reçus des repas/hôtel du chauffeur.
  • Pourboire au chauffeur : 20-30 € si c’était parfait.
  • Dans le car, rappeler à tous les Gumistes ayant emprunté DVA/pelle/sonde de les ramener sans faute à la perma dans la semaine qui suit, afin que les participants du car suivant n’en manquent pas !

Lundi matin :

S'assurer que personne n'a rien oublié dans le car, sur le trottoir...

 

APRÈS :

  • Faire les comptes : envoyer les chèques et les comptes (détaillés) du week-end au trésorier car-couchettes (Thomas Bourdel) avec le décompte des présents dans le car et annulations le cas échéant, ainsi que les justificatifs des repas/hôtel du chauffeur pour remboursement.
  • Envoyer à Thomas Bourdel et Benoît Dhalluin la liste des éventuelles annulations de dernière minute et leurs éléments factuels (causes des annulations).
  • Remplir les archives logistiques de gumsparis (http://www.gumsparis.asso.fr/index.php/archives-logistique) avec les infos du weekend pour archivage.
  • Message au responsable de la commission ski (Olivier Raimond) pour résumé du week-end.

 

Des questions ? Contacter Jean Bordeaux Montrieux ou Olivier Raimond